pendekatan sistem

Pendekatan Sistem

Istilah sistem telah digunakan dalam berbagai cara yang berbeda. Kebanyakan orang menerima istilah ini sebagai ungkapan keseharian dan menggunakannya untuk mendeskripsikan apa yang mereka lakukan dan bagaimana mereka hidup. Manajer menganggap frase seperti filsafat sistem, manajemen sistem, dan analisis sistem sebagai istilah yang sama. Ini akan jauh lebih berarti untuk memasukkan semua aspek dari sistem ke dalam klasifikasi umum dari pendekatan sistem dan memasukkannya ke dalam kerangka ini menggunakan berbagai sistem yang cocol seperti teori sistem sebagai kumpulan konsep yang digabungkan atau tubuh ilmu pengetahuan yang menggarisbawahi penerapan filsafat sistem (cara berpikir), manajemen sistem (desain dan pelakasanaan organisasi sebagai sistem) dan analisis sistem (teknik pemecahan masalah).

Dalam filsafat sistem, sudut pandangnya adalah konseptual, metodenya adalah berpikir atau refleksi, organisasi subsistemnya adalah strategi, dan tugasnya adalah mengintegrasikan organisasi dengan lingkungannya. Dalam manajemen sistem, sudut pandangnya adalah pragmatis, metodenya adalah sintesis (seni membangung organisasi sebagai sebuah sistem melalui perkumpulan atau kombinasi daribagian-bagian), organisasi subsistemnya adalah koordinasi, dan tugasnya adalah mengintegrasikan kinerja dan mencapai tujuan melalui desain. Dalam analisis sistem, sudut pandangnya adalah mengoptimalisasi atau pemecahan masalah, metodenya melalui memperagakan (identifikasi dan abstraksi dari faktor-faktor dunia nyata, manipulasi variabel, interpretasi dari simpilan analisis, dan realisasi dari simpulan tersebut ke dunia nyata), organisasi subsistemnya ditekankan pada pelaksanaan, dan tugasnya adalah mencapai tujuan dan efisiensi penggunaan sumber.

A.    Filsafat sistem

Teori umum sistem dideskripsikan sebagai pengembangan dari sebuah sistematis, kerangka teori untuk mendeskripsikan hubungan (keterkaitan) dalam dunia empiris. Model dikembangkan sehingga dapat diterapkan pada banyak sistem, baik itu fisika, biologi, tingkah laku, ataupun sosial. Banyak persamaan dalam konstruksi teoritis dari berbagai disiplin ilmu terlihat pada pemeriksaan.

Salah satu sekolah menimbulkan pemikiran menghubungkan sistem dengan ilmu, yang dapat dideskripsikan sebagai badan sistematis dari ilmu pengetahuan; susunan prinsip-prinsip penting atau fakta-fakta disusun dalam kebergantungan atau hubungan yang rasional; ide, prinsip, undang-undang yang kompleks membentuk keseluruhan yang koheren.

Teori yang penting dari deduksi atau alasan filsafat mengeluarkan beberapa prinsip teori umum.

1. Lebih mengutamakan keseluruhan
2. Integrasi merupakan timbal balik berbagai bagian menjadi satu.
3. Semua bagian saling mempengaruhi.
4. Setiap bagian menjalankan perannya di dalam keseluruhan.
5. Sifat dari bagian dan fungsinya didapat dari posisinya dalam keseluruhan dan tingkah lakunya diatur oleh hubungan keseluruhan ke bagian.
6. Keseluruhan adalah banyaknya sistem/kompleks/konfigurasi energi dan perilaku seperti terpisah-pisah walaupun sekomplek apapun.
7. Semuanya seharusnya berawal dengan keseluruhan sebagai premis dan bagian dan hubungannya seharusnya dikembangkan.

Keseluruhan memperbaharui dirinya sendiri secara konstan melalui proses perubahan; identifikasi keseluruhan dan kesatuan dipelihara akan tetapi bagian-bagian berubah. Proses ini berkelanjutan tanpa berhenti, terkadang direncanakan dan diobservasi, atau mungkin muncul tanpa peringatan.

Menggabungkan sistem dalam organisasi mungkin lebih bermakna bila dikatakan bahwa sebuah sistem adalah kesatuan komponen-komponen yang didesain untuk mencapai sebuah tujuan berdasarkan pada rencana. Definisi ini berisi tiga bagian penting. Pertama, harus ada tujuan. Kedua, terdapat desain komponen yang tersusun dengan penuh arti. Ketiga, masuknya informasi, energi, dan bahan yang dialokasikan berdasarkan rencana pelaksanaan. Definisi ini dapat dilihat pada gambar 6.2, sebuah model dasar sistem. Input sumber perencanaan berupa informasi, energi, dan bahan ditransformasikan oleh manusia dan/atau mesin untuk memproduksi output berupa produk atau layanan. Output, jika sistem efektif, mencapai tujuan sistem.

B.     Tipe-tipe Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dengan cara yang berbeda. Salah satunya adalah kelompok sistem alami (natural systems) misalnya sistem tata surya. Yang dibandingkan dengan sistem buatan manusia (man-made systems) misalnya sistem transportasi. Sistem alami adalah hubungan antara objek dan rangkaian kejadian yang diamati pada kondisi alaminya pada saat kita mengidentifikasi beberapa makna/arti. Sistem seperti ini bergantung pada hukum alam dan hubungan input-output yang dapat diprediksi menggunakan ilmu pengetahuan. Sebaliknya, sistem  buatan manusia didesain dan dioperasikan/dijalankan oleh manusia. Mereka menggunakan input dari sistem yang alami, akan tetapi sedikit menahan prediktabilitas yang ditemukan dalam sistem alami, hal ini dikarenkan manusia tidak dapat diprediksi. Diskusi ini dibatasi pada sistem buatan manusia.

Perbedaan mungkin dibuat antara sistem yang fleksibel dan sistem yang kaku. Sistem yang fleksibel adalah sistem yang susunan dan desainnya secara terus menerus menyesuaikan untuk memelihara kemampuan untuk digunakan ditengah-tengah perubahan lingkungan input. Keseimbangan antara sistem dan lingkungannya dipertahankan. Sebaliknya, sebuah sistem yang kaku bukanlah unit yang memelihara diri sendiri dan susunannya tidak dapat menyesuaikan, setidaknya tidak dalam waktu singkat. Sebagai contoh sistem yang fleksibel memuat bentuk kehidupan seperti ekonomi, politik, dan sistem sosial. Contoh dari sistem yang kaku adalah surat bangunan secara otomatis. Saat dibuat, hanya sedikit yang dapat dilakukan untuk menyesuaikan perubahan yang terjadi.

Manusia mencoba untuk membuat fleksibilitas dalam setiap sistem yang dibuatnya. Sebagai contoh sebuah bangunan mungkin didesain begitu rupa sehingga dapat digunakan untuk keperluan lain jika susunan kebutuhan pokok berubah.

Klasifikasi yang lain adalah dari sistem berkaitan dengan tingkat keterlibatan manusia, manusia atau sistem mesin. Sebagai contoh sekelompok pribumi menenun topi akan dibantu sistem produksi manual. Perbedaan yang besar pada program kilang minyak otomatis untuk menghasilkan minyak tanah tanpa campur tangan manusia dalam proses transformasi adalah sistem mesin otomatis. Hubungan mesin dengan kebanyakan sistem jatuh diantara dua contoh yang sangat berbeda ini. Beberapa industri di kota-kota besar berinvestasi dengan mesin misalnya industri besi baja, sedangkan yang lain faktor manusia lebih signifikan seperti dalam firma hukum.

Klasifikasi alami dengan buatan manusia, fleksibel dengan kaku, dan manusia dengan mesin, semua bergantung pada desain dan susunan sistem. Kelompok yang lain dapat dibuat dengan menekankan pada output alami: (1) sistem yang menghasilkan benda dan (2) sistem yang melayani pelanggan. Departemen manufaktur dari divisi Chevrolet dari Generals Motor Cooperation adalah subsistem dari perusahaan tersebut yang membuat mobil. Manusia dan mesin mengikuti masukan informasi untuk mencapai tujuan operasional yang ditetapkan oleh perusahaan. Intisari dari organisasi produksi atau sistem beristirahat dalam proses saat sumber diubah ke dalam output.

Tujuan utama dari sistem yang lain adalah untuk melayani pelanggan. Pelayanan mungkin ditunjukkan dengan mengirim produk, ide, atau menyediakan kebutuhan orang pada umumnya. Sebagai contoh toko retail (marker) tidak memproduksi sebuah produk tapi membuat benda-benda itu dapat digunakan oleh konsumen, begitulah menghasilkan pelayanan. Sama halnya, seorang dokter atau pengacara menghasilkan layanan dengan menyediakan obat-obatan atau pendampingan resmi untuk pelanggan.

C.    Pembagian sistem

Sebuah komponen adalah bagian dari sistem yang ditampilakn atau menyediakan fasilitas untuk menampilkan, beberapa bagian dari definisi proses transformasi. Sebuah komponen adalah unit dasar dalam sebuah sistem yang dibatasi atau tidak dapat dibagi lagi atau dideskripsikan lebih rinci. Sebagai contoh sebuah bangunan kelas dapat dikatakan sebagai komponen dalam system pembelajaran ketika dibatasi pada detail analisis bangunan menurut sistem lampu, dan lainnya. Lebih lanjut, seorang guru mungkin diklasifikasikan sebagai komponen dari sistem universitas, walaupun dalam ilustrasi medis seseorang mungkin dideskripsikan sebagai sistem dengan beberapa subsistem. Sebuah komponen tidak dapat memuaskan kebutuhan total dalam sebuah sistem seperti definisi system, walaupun ini mungkin dapat menjadi sistem dalam situasi dan konteks yang berbeda. Sebuah komponen mungkin bagian dari satu sistem atau lebih, misalnya kita adalah komponen dari sistem ekonomi dan juga sistem sosial dan sistem politik.

Ini adalah masalah dari deskripsi atau batasan pernyataan, dan penentuan apa itu sebuah sistem, subsistem, atau komponen muncul ketika tujuan system tersebut ditentukan. Kemampuan untuk mendefinisikan sistem dan garis batas yang tepat menjadi keuntungan yang signifikan dari pendekatan sistem. Definisi sitem membatasi “sistem total” untuk tujuan operasional dan analisis. Setiap sistem meliputi komponen-komponen, beberapa yang terkualifikasi sebagai sistem pada keadaan yang berbeda dan sistem dapat menjadi subsistem pada abstraksi yang tingkatannya lebih tinggi. Batasan-batasn seperti pada definisi berfungsi sebagai bidang dalam organisasi atau sistem, bidang yang dikontrol dapat dilatih, atau masalah yang membutuhkan analisis. Gambar 6-3 menunjukkan hubungan antara sistem, subsistem, dan komponen dalam sebuah hierarki. A adalah sistem total dengan dua subsistem A1 dan A2, subsistem A2 mempunyai 4 subsistem A01, A02, A03, dan A04. Sub-subsistem A01 mempunyai 4 subsistem A001, A002, A003, A004, A005, A006, A007, dan A008 dan lainnya mungkin dianggap sebagai komponen dari sistem jika tidak bermakna untuk membuat sebuah tingkat tambahan dalam analisis.

Sebagai ilustrasi, A mungkin mewakili sistem pendidikan di United Stated, dengan dua subsistem utama misalnua Swasta A1 dan Umum A2. Sebagai subsistem A2 ada universitas A01, sekolah teknik A02, SMP/SMA A04, dn sekolah dasar A04. Universitas umum A01 dapat dikelompokkan dalam delapan wilayah negara dan wilayah yang lain dapat dibagi lagi.

D. Tahapan pemecahan masalah dengan menggunakan pendekatan sistem

1.      Usaha Persiapan

·         a). Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.

·         b). Mengenal sistem lingkungan.

·         c). Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

2.      Usaha Definisi

a.       Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.

Tujuannya :

 – mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.

– Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu:

·         a). Mengevaluasi standar.

·         b). Membandingkan output dengan standar.

·         c). Mengevaluasi manajemen.

·         d). Mengevaluasi pemroses informasi.

·         e). Mengevaluasi input dan sumber daya input.

·         f). Mengevaluasi proses.

·         g). Mengevaluasi sumber daya output.

3.      Usaha Pemecahan     

·         Pertimbangan alternatif yang layak.

·         Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.

·         Memilih solusi terbaik.

·         Menerapkan solusi.

·         Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

E.     Pendekatan sistem dalam pemecahan masalah dan membuat keputusan

(SISTEM INFORMASI MANAJEMEN)

1.            Pemecahan masalah

Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.

2.            Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah

Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.

3.            Pendekatan sistem

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermulai dari John dewey, seorang profesor filosofi dari colombia university. Ia mengidenfikasikan tiga seri penelitian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai.

o   Mengenali kontroversi

o   Menimbang klaim alternatif

4.            Membentuk penilaian

Serangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa maslah itu pertama-tama dipahami ,solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.

Langkah-langkahnya adalah sbb:

1. Usaha persiapan = mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.

2.   Usaha definisi = mencakup mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.

3.   Usaha solusi = mencakup mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat menindaklanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

5.      Merasakan masalah

Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

a.       Penghindar masalah (problem avoider) manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.

b.      Pemecah masalah (problem solver) manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

c.       Pencari masalah (problem seeker) manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

6.      Mengumpulkan Informasi

a.      Gaya teratur (preceptive style) manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

b.      Gaya menerima (receptive style) manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

7.      Menggunakan informasi

a.      Gaya sistematik (systematic style) manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

b.      Gaya intuitif (intuitive style) manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi

Refrensi :

https://liyaanggrasari.wordpress.com/artikel/pendekatan-sistem/

https://gussalviyaranti.wordpress.com/2013/11/21/pendekatan-sistem/