Pendekatan Sistem
Istilah sistem telah digunakan dalam berbagai cara
yang berbeda. Kebanyakan orang menerima istilah ini sebagai ungkapan keseharian
dan menggunakannya untuk mendeskripsikan apa yang mereka lakukan dan bagaimana
mereka hidup. Manajer menganggap frase seperti filsafat sistem, manajemen
sistem, dan analisis sistem sebagai istilah yang sama. Ini akan jauh lebih
berarti untuk memasukkan semua aspek dari sistem ke dalam klasifikasi umum dari
pendekatan sistem dan memasukkannya ke dalam kerangka ini menggunakan berbagai
sistem yang cocol seperti teori sistem sebagai kumpulan konsep yang digabungkan
atau tubuh ilmu pengetahuan yang menggarisbawahi penerapan filsafat sistem
(cara berpikir), manajemen sistem (desain dan pelakasanaan organisasi sebagai
sistem) dan analisis sistem (teknik pemecahan masalah).
Dalam filsafat sistem, sudut pandangnya adalah
konseptual, metodenya adalah berpikir atau refleksi, organisasi subsistemnya
adalah strategi, dan tugasnya adalah mengintegrasikan organisasi dengan
lingkungannya. Dalam manajemen sistem, sudut pandangnya adalah pragmatis,
metodenya adalah sintesis (seni membangung organisasi sebagai sebuah sistem
melalui perkumpulan atau kombinasi daribagian-bagian), organisasi subsistemnya
adalah koordinasi, dan tugasnya adalah mengintegrasikan kinerja dan mencapai
tujuan melalui desain. Dalam analisis sistem, sudut pandangnya adalah
mengoptimalisasi atau pemecahan masalah, metodenya melalui memperagakan
(identifikasi dan abstraksi dari faktor-faktor dunia nyata, manipulasi
variabel, interpretasi dari simpilan analisis, dan realisasi dari simpulan
tersebut ke dunia nyata), organisasi subsistemnya ditekankan pada pelaksanaan,
dan tugasnya adalah mencapai tujuan dan efisiensi penggunaan sumber.
A.
Filsafat sistem
Teori umum sistem dideskripsikan
sebagai pengembangan dari sebuah sistematis, kerangka teori untuk
mendeskripsikan hubungan (keterkaitan) dalam dunia empiris. Model dikembangkan
sehingga dapat diterapkan pada banyak sistem, baik itu fisika, biologi, tingkah
laku, ataupun sosial. Banyak persamaan dalam konstruksi teoritis dari berbagai
disiplin ilmu terlihat pada pemeriksaan.
Salah satu sekolah menimbulkan pemikiran menghubungkan
sistem dengan ilmu, yang dapat dideskripsikan sebagai badan sistematis dari
ilmu pengetahuan; susunan prinsip-prinsip penting atau fakta-fakta disusun
dalam kebergantungan atau hubungan yang rasional; ide, prinsip, undang-undang
yang kompleks membentuk keseluruhan yang koheren.
Teori yang penting dari deduksi atau alasan filsafat
mengeluarkan beberapa prinsip teori umum.
- Lebih mengutamakan keseluruhan
- Integrasi merupakan timbal balik berbagai bagian
menjadi satu.
- Semua bagian saling mempengaruhi.
- Setiap bagian menjalankan perannya di dalam
keseluruhan.
- Sifat dari bagian dan fungsinya didapat dari
posisinya dalam keseluruhan dan tingkah lakunya diatur oleh hubungan
keseluruhan ke bagian.
- Keseluruhan adalah banyaknya
sistem/kompleks/konfigurasi energi dan perilaku seperti terpisah-pisah
walaupun sekomplek apapun.
- Semuanya seharusnya berawal dengan keseluruhan
sebagai premis dan bagian dan hubungannya seharusnya dikembangkan.
Keseluruhan memperbaharui dirinya sendiri secara
konstan melalui proses perubahan; identifikasi keseluruhan dan kesatuan
dipelihara akan tetapi bagian-bagian berubah. Proses ini berkelanjutan tanpa
berhenti, terkadang direncanakan dan diobservasi, atau mungkin muncul tanpa
peringatan.
Menggabungkan sistem dalam organisasi mungkin lebih
bermakna bila dikatakan bahwa sebuah sistem adalah kesatuan komponen-komponen
yang didesain untuk mencapai sebuah tujuan berdasarkan pada rencana. Definisi
ini berisi tiga bagian penting. Pertama, harus ada tujuan. Kedua, terdapat
desain komponen yang tersusun dengan penuh arti. Ketiga, masuknya informasi,
energi, dan bahan yang dialokasikan berdasarkan rencana pelaksanaan. Definisi
ini dapat dilihat pada gambar 6.2, sebuah model dasar sistem. Input sumber
perencanaan berupa informasi, energi, dan bahan ditransformasikan oleh manusia
dan/atau mesin untuk memproduksi output berupa produk atau layanan. Output,
jika sistem efektif, mencapai tujuan sistem.
B.
Tipe-tipe Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dengan
cara yang berbeda. Salah satunya adalah kelompok sistem alami (natural
systems) misalnya sistem tata surya. Yang dibandingkan dengan sistem buatan
manusia (man-made systems) misalnya sistem transportasi. Sistem alami
adalah hubungan antara objek dan rangkaian kejadian yang diamati pada kondisi
alaminya pada saat kita mengidentifikasi beberapa makna/arti. Sistem seperti
ini bergantung pada hukum alam dan hubungan input-output yang dapat diprediksi
menggunakan ilmu pengetahuan. Sebaliknya, sistem buatan manusia didesain
dan dioperasikan/dijalankan oleh manusia. Mereka menggunakan input dari sistem
yang alami, akan tetapi sedikit menahan prediktabilitas yang ditemukan dalam
sistem alami, hal ini dikarenkan manusia tidak dapat diprediksi. Diskusi ini
dibatasi pada sistem buatan manusia.
Perbedaan mungkin dibuat antara sistem yang fleksibel
dan sistem yang kaku. Sistem yang fleksibel adalah sistem yang susunan dan
desainnya secara terus menerus menyesuaikan untuk memelihara kemampuan untuk
digunakan ditengah-tengah perubahan lingkungan input. Keseimbangan antara
sistem dan lingkungannya dipertahankan. Sebaliknya, sebuah sistem yang kaku
bukanlah unit yang memelihara diri sendiri dan susunannya tidak dapat
menyesuaikan, setidaknya tidak dalam waktu singkat. Sebagai contoh sistem yang
fleksibel memuat bentuk kehidupan seperti ekonomi, politik, dan sistem sosial.
Contoh dari sistem yang kaku adalah surat bangunan secara otomatis. Saat
dibuat, hanya sedikit yang dapat dilakukan untuk menyesuaikan perubahan yang
terjadi.
Manusia mencoba untuk membuat fleksibilitas dalam
setiap sistem yang dibuatnya. Sebagai contoh sebuah bangunan mungkin didesain
begitu rupa sehingga dapat digunakan untuk keperluan lain jika susunan
kebutuhan pokok berubah.
Klasifikasi yang lain adalah dari sistem berkaitan
dengan tingkat keterlibatan manusia, manusia atau sistem mesin. Sebagai contoh
sekelompok pribumi menenun topi akan dibantu sistem produksi manual. Perbedaan
yang besar pada program kilang minyak otomatis untuk menghasilkan minyak tanah
tanpa campur tangan manusia dalam proses transformasi adalah sistem mesin otomatis.
Hubungan mesin dengan kebanyakan sistem jatuh diantara dua contoh yang sangat
berbeda ini. Beberapa industri di kota-kota besar berinvestasi dengan mesin
misalnya industri besi baja, sedangkan yang lain faktor manusia lebih
signifikan seperti dalam firma hukum.
Klasifikasi alami dengan buatan manusia, fleksibel
dengan kaku, dan manusia dengan mesin, semua bergantung pada desain dan susunan
sistem. Kelompok yang lain dapat dibuat dengan menekankan pada output alami:
(1) sistem yang menghasilkan benda dan (2) sistem yang melayani pelanggan.
Departemen manufaktur dari divisi Chevrolet dari Generals Motor Cooperation
adalah subsistem dari perusahaan tersebut yang membuat mobil. Manusia dan mesin
mengikuti masukan informasi untuk mencapai tujuan operasional yang ditetapkan
oleh perusahaan. Intisari dari organisasi produksi atau sistem beristirahat
dalam proses saat sumber diubah ke dalam output.
Tujuan utama dari sistem yang lain adalah untuk
melayani pelanggan. Pelayanan mungkin ditunjukkan dengan mengirim produk, ide,
atau menyediakan kebutuhan orang pada umumnya. Sebagai contoh toko retail
(marker) tidak memproduksi sebuah produk tapi membuat benda-benda itu dapat
digunakan oleh konsumen, begitulah menghasilkan pelayanan. Sama halnya, seorang
dokter atau pengacara menghasilkan layanan dengan menyediakan obat-obatan atau
pendampingan resmi untuk pelanggan.
C.
Pembagian sistem
Sebuah komponen adalah bagian dari
sistem yang ditampilakn atau menyediakan fasilitas untuk menampilkan, beberapa
bagian dari definisi proses transformasi. Sebuah komponen adalah unit dasar
dalam sebuah sistem yang dibatasi atau tidak dapat dibagi lagi atau
dideskripsikan lebih rinci. Sebagai contoh sebuah bangunan kelas dapat
dikatakan sebagai komponen dalam system pembelajaran ketika dibatasi pada
detail analisis bangunan menurut sistem lampu, dan lainnya. Lebih lanjut,
seorang guru mungkin diklasifikasikan sebagai komponen dari sistem universitas,
walaupun dalam ilustrasi medis seseorang mungkin dideskripsikan sebagai sistem
dengan beberapa subsistem. Sebuah komponen tidak dapat memuaskan kebutuhan
total dalam sebuah sistem seperti definisi system, walaupun ini mungkin dapat
menjadi sistem dalam situasi dan konteks yang berbeda. Sebuah komponen mungkin
bagian dari satu sistem atau lebih, misalnya kita adalah komponen dari sistem
ekonomi dan juga sistem sosial dan sistem politik.
Ini adalah masalah dari deskripsi atau batasan
pernyataan, dan penentuan apa itu sebuah sistem, subsistem, atau komponen
muncul ketika tujuan system tersebut ditentukan. Kemampuan untuk mendefinisikan
sistem dan garis batas yang tepat menjadi keuntungan yang signifikan dari
pendekatan sistem. Definisi sitem membatasi “sistem total” untuk tujuan
operasional dan analisis. Setiap sistem meliputi komponen-komponen, beberapa
yang terkualifikasi sebagai sistem pada keadaan yang berbeda dan sistem dapat
menjadi subsistem pada abstraksi yang tingkatannya lebih tinggi. Batasan-batasn
seperti pada definisi berfungsi sebagai bidang dalam organisasi atau sistem,
bidang yang dikontrol dapat dilatih, atau masalah yang membutuhkan analisis.
Gambar 6-3 menunjukkan hubungan antara sistem, subsistem, dan komponen dalam
sebuah hierarki. A adalah sistem total dengan dua subsistem A1 dan A2,
subsistem A2 mempunyai 4 subsistem A01, A02, A03, dan A04. Sub-subsistem A01
mempunyai 4 subsistem A001, A002, A003, A004, A005, A006, A007, dan A008 dan
lainnya mungkin dianggap sebagai komponen dari sistem jika tidak bermakna untuk
membuat sebuah tingkat tambahan dalam analisis.
Sebagai ilustrasi, A mungkin mewakili sistem
pendidikan di United Stated, dengan dua subsistem utama misalnua Swasta A1 dan
Umum A2. Sebagai subsistem A2 ada universitas A01, sekolah teknik A02, SMP/SMA
A04, dn sekolah dasar A04. Universitas umum A01 dapat dikelompokkan dalam
delapan wilayah negara dan wilayah yang lain dapat dibagi lagi.
D. Tahapan pemecahan masalah dengan
menggunakan pendekatan sistem
1.
Usaha Persiapan
·
a). Memandang perusahaan sebagai suatu
sistem.
·
b). Mengenal sistem lingkungan.
·
c). Mengidentifikasi subsistem
perusahaan.
2.
Usaha Definisi
a.
Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
Tujuannya
:
– mengidentifikasi tingkat sistem tempat
persoalan berada.
–
Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu:
·
a). Mengevaluasi standar.
·
b). Membandingkan output dengan standar.
·
c). Mengevaluasi manajemen.
·
d). Mengevaluasi pemroses informasi.
·
e). Mengevaluasi input dan sumber daya input.
·
f). Mengevaluasi proses.
·
g). Mengevaluasi sumber daya output.
3.
Usaha Pemecahan
·
Pertimbangan alternatif yang layak.
·
Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
·
Memilih solusi terbaik.
·
Menerapkan solusi.
·
Memastikan bahwa solusi tersebut
efektif.
E.
Pendekatan
sistem dalam pemecahan masalah dan membuat keputusan
(SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN)
1.
Pemecahan masalah
Pentingnya
pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi
pada konsekuensinya.
2.
Pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah
Pengambilan
keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini manajer akan
memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan
masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.
3.
Pendekatan sistem
Proses
pemecahan masalah secara sistematis bermulai dari John dewey, seorang profesor
filosofi dari colombia university.
Ia mengidenfikasikan tiga seri penelitian yang terlibat dalam memecahkan suatu
kontroversi secara memadai.
o
Mengenali kontroversi
o
Menimbang klaim alternatif
4.
Membentuk penilaian
Serangkaian
langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa maslah itu pertama-tama dipahami
,solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
Langkah-langkahnya
adalah sbb:
1.
Usaha persiapan = mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan
menyediakan orientasi sistem.
2. Usaha definisi = mencakup mengidentifikasi
masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
3. Usaha
solusi = mencakup mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya,
memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat
menindaklanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.
5.
Merasakan masalah
Manajer
dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah
(problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.
a.
Penghindar masalah (problem avoider) manajer ini mengambil sikap positif dan
menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan
masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.
b.
Pemecah masalah (problem solver) manajer ini tidak mencari masalah juga tidak
menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
c.
Pencari masalah (problem seeker) manajer ini menikmati pemecahan masalah dan
mencarinya.
6.
Mengumpulkan Informasi
a.
Gaya
teratur (preceptive style) manajer jenis ini mengikuti management by exception
dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
b.
Gaya
menerima (receptive style) manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian
menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam
organisasi.
7.
Menggunakan informasi
a.
Gaya
sistematik (systematic style) manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti
suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
b.
Gaya
intuitif (intuitive style) manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu
tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi
Refrensi
: